Over deze richtlijnen
Deze richtlijnen ondersteunen het gegevensbeschermingsbeleid van John Mackle (Moy) Ltd en nemen de definities daarvan over.
De richtlijnen zijn bedoeld om ervoor te zorgen dat John Mackle (Moy) Ltd persoonsgegevens in de vorm van personeelsdossiers verwerkt in overeenstemming met de beginselen voor de bescherming van persoonsgegevens, in het bijzonder dat:
- Persoonsgegevens mogen uitsluitend voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden worden verzameld. Ze mogen niet verder worden verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met die doeleinden.
- Persoonsgegevens moeten toereikend, ter zake dienend en beperkt zijn tot wat noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt. Wanneer persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de specifieke doeleinden, worden ze verwijderd of geanonimiseerd zoals bepaald in deze richtlijnen.
- Persoonsgegevens moeten juist zijn en waar nodig worden bijgewerkt. Indien onjuist, moeten ze onmiddellijk worden gecorrigeerd of verwijderd.
- Persoonsgegevens mogen niet langer in een identificeerbare vorm worden bewaard dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
- Persoonsgegevens moeten met passende technische en organisatorische maatregelen worden beveiligd tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging.
De Data Protection Manager (DPM) is verantwoordelijk voor het toezicht op deze richtlijnen. Vragen over de werking van de richtlijnen kunt u richten aan de DPM.
Locatie van arbeidsgegevens
De HR-afdeling van John Mackle (Moy) Ltd beheert personeelsgegevens en kan worden gecontacteerd met eventuele vragen over uw persoonsgegevens.
Informatie up-to-date houden
John Mackle (Moy) Ltd moet ervoor zorgen dat uw persoonlijke gegevens actueel en juist zijn.
Wanneer u voor het eerst bij John Mackle (Moy) Ltd in dienst treedt, registreren wij uw naam, adres, gegevens van uw nabestaanden en telefoonnummer. Mochten deze gegevens wijzigen, dan dient u dit te melden aan de afdeling HR.
Deze bepalingen zijn bedoeld als aanvulling op de rechten van de betrokkene zoals genoemd in het Gegevensbeschermingsbeleid.
Algemene principes voor behoud en verwijdering
De aanpak van John Mackle (Moy) Ltd bij het bewaren van personeelsgegevens is erop gericht ervoor te zorgen dat het bedrijf voldoet aan de in deze richtlijnen genoemde beginselen voor gegevensbescherming en in het bijzonder om ervoor te zorgen dat:
- We controleren uw personeelsdossier regelmatig om te garanderen dat het nog steeds toereikend, relevant en beperkt is tot wat nodig is om u te helpen bij uw werk voor John Mackle (Moy) Ltd.
- Personeelsgegevens worden veilig bewaard en beschermd tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging. Waar van toepassing maakt John Mackle (Moy) Ltd gebruik van anonimisering om identificatie van personen te voorkomen.
- Wanneer gegevens worden vernietigd, ongeacht of deze op papier of in elektronisch formaat zijn, zorgt John Mackle (Moy) Ltd ervoor dat deze veilig en permanent worden gewist.
Bewaring en verwijdering van wervingsdocumenten
John Mackle (Moy) Ltd bewaart persoonlijke informatie na wervingsactiviteiten om, indien nodig, aan te tonen dat kandidaten niet op verboden gronden zijn gediscrimineerd en dat wervingsactiviteiten op een eerlijke en transparante manier worden uitgevoerd.
De privacyverklaring voor kandidaten van John Mackle (Moy) Ltd informeert kandidaten over hoe lang John Mackle (Moy) Ltd hun persoonsgegevens naar verwachting zal bewaren, nadat een wervingsbeslissing aan hen is meegedeeld. Dit zal naar verwachting twaalf maanden duren vanaf de bekendmaking van de uitkomst van de wervingsprocedure, rekening houdend met zowel de termijn voor het indienen van claims als de termijn waarbinnen John Mackle (Moy) Ltd. claims kan ontvangen.
Gegevens met betrekking tot succesvolle kandidaten worden overgedragen aan hun arbeidsdossier bij John Mackle (Moy) Ltd. Dit beperkt zich tot de gegevens die noodzakelijk zijn voor de werkrelatie en, indien van toepassing, de gegevens die wettelijk vereist zijn.
Na een wervingsronde wordt de informatie, zowel op papier als in elektronische vorm, bewaard door de HR-afdeling van John Mackle (Moy) Ltd. Deze informatie wordt vernietigd in overeenstemming met deze richtlijnen.
Bewaring en verwijdering van arbeidsdocumenten
John Mackle (Moy) Ltd houdt zich aan de aanbevolen bewaartermijnen voor specifieke personeelsdossiers zoals vastgelegd in de wetgeving, zoals vermeld in de onderstaande tabel. Wij houden echter ook rekening met juridische risico's en kunnen dossiers tot zeven jaar (en in sommige gevallen langer) bewaren nadat uw dienstverband of werkzaamheden bij ons zijn beëindigd.
| Type arbeidsverleden | Bewaartermijn |
|---|---|
| Wervingsgegevens - Deze kunnen bestaan uit: ingevulde online sollicitatieformulieren of cv's, formulieren voor het monitoren van gelijke kansen, beoordelingsoefeningen of -tests, aantekeningen van interviews en selectieprocedures, verificatie van de door de succesvolle kandidaat verstrekte gegevens vóór indiensttreding. Bijvoorbeeld het controleren van kwalificaties en het verzamelen van referenties. (Deze kunnen worden overgedragen naar het personeelsdossier van een succesvolle kandidaat.) Verklaring omtrent het strafblad. (Deze kunnen worden overgedragen naar het personeelsdossier van een succesvolle kandidaat indien ze relevant zijn voor de lopende relatie.) | Twaalf maanden nadat kandidaten op de hoogte zijn gesteld van de uitkomst van de wervingsprocedure, eventueel nog eens twaalf maanden voor toekomstige vacatures. Monitoringinformatie wordt drie jaar na de datum van sollicitatie bewaard. |
| Immigratiecontroles | Zeven jaar na beëindiging van het dienstverband. |
| Contracten - Dit kunnen zijn: schriftelijke arbeidsovereenkomsten, arbeidsovereenkomsten of andere contracten, gedocumenteerde wijzigingen in de algemene voorwaarden. | Zolang het dienstverband voortduurt en gedurende zeven jaar na afloop van het contract. |
| Collectieve overeenkomsten - Collectieve arbeidsovereenkomsten en eerdere overeenkomsten die gevolgen kunnen hebben voor huidige werknemers. | Een kopie van een relevante collectieve arbeidsovereenkomst die in het dossier van een werknemer wordt bewaard, blijft bewaard zolang het dienstverband voortduurt en gedurende zeven jaar na beëindiging van het dienstverband. |
| Salaris- en loonadministratie, gegevens over overuren, bonussen, onkostenvergoedingen, secundaire arbeidsvoorwaarden. | Deze gegevens moeten ten minste drie jaar na afloop van het belastingjaar waarop ze betrekking hebben, worden bewaard. Gezien hun mogelijke relevantie voor loongeschillen worden ze echter zeven jaar na beëindiging van het dienstverband bewaard. |
| PAYE-gegevens | Deze gegevens moeten ten minste drie jaar na afloop van het belastingjaar waarop ze betrekking hebben, worden bewaard. Gezien hun mogelijke relevantie voor loongeschillen worden ze echter zeven jaar na beëindiging van het dienstverband bewaard. |
| Salaris- en loonadministratie voor bedrijven | Deze gegevens moeten zes jaar bewaard worden vanaf het einde van het boekjaar waarin de betalingen zijn verricht. Gezien hun mogelijke relevantie voor loongeschillen worden ze echter zeven jaar na beëindiging van het dienstverband bewaard. |
| Gegevens met betrekking tot gewerkte uren en betalingen aan werknemers | Deze moeten drie jaar bewaard worden, te rekenen vanaf de dag waarop de loonreferentieperiode eindigt die onmiddellijk volgt op de periode waarop ze betrekking hebben. Gezien hun mogelijke relevantie voor loongeschillen worden ze echter zeven jaar na beëindiging van de arbeidsrelatie bewaard. |
| Reis- en verblijfkosten. | Zolang het dienstverband voortduurt en gedurende zeven jaar na beëindiging van het dienstverband. |
| Overzicht van voorschotten voor seizoenkaarten en leningen aan werknemers | Zolang het dienstverband voortduurt en gedurende zeven jaar na beëindiging van het dienstverband. |
| Personeelsdossiers - Hieronder vallen: kwalificaties/referenties, toestemmingen voor de verwerking van bijzondere categorieën persoonsgegevens, jaarlijkse verlofregistraties, jaarlijkse beoordelingsrapporten, disciplinaire procedures, klachtenprocedures, formulieren voor het aanvragen en intrekken van een uitkering bij overlijden, ontslag, beëindiging van dienstverband en pensionering. | Zolang het dienstverband voortduurt en gedurende zeven jaar na beëindiging van het dienstverband. |
| Opt-out voor werktijd | Drie jaar vanaf de datum waarop ze zijn ingevoerd. |
| Documenten om naleving aan te tonen, waaronder: urenstaten van werknemers die zich hebben afgemeld, gezondheidsbeoordelingen van nachtwerkers. | Zeven jaar na de relevante periode. |
| Zwangerschapsgegevens - Hieronder vallen: Zwangerschapsuitkeringen, Data van zwangerschapsverlof, Perioden zonder zwangerschapsuitkering, Zwangerschapscertificaten met de verwachte week van de bevalling. | Zolang het dienstverband voortduurt en gedurende zeven jaar na afloop van het contract. |
| Ongevallenregistraties - Deze worden aangemaakt met betrekking tot elk te melden ongeval, overlijden of letsel in verband met het werk. | Vanaf de datum waarop het rapport is opgesteld en gedurende zeven jaar na afloop van het contract. |